【档案管理】加强档案规范化管理,夯实企业发展基石
发布日期:2018-12-27    作者:刘 丹、 李飞飞    
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    档案是企业生产经营和管理活动的历史记录,是企业开展工作的重要信息资源,是企业信息的基石。2018年,新宝5登录网址档案管理工作仅仅围绕企业生产经营中心,坚持“标准化、科学化、制度化”管理目标,狠抓档案收集、整理、存储、检索、借阅等各个环节,促使档案管理始终沿着标准化轨道规范运行。

思想重视,强化档案基础硬件设施配套完善

    公司紧密结合改革发展要求和档案管理现状,科学配齐档案存储基础硬件设施,累计购置档案柜145组、防磁柜1台,有效满足现有档案存储需求。在公司办公场所极其紧张的情况下,仍然积极压缩办公用房,按照有关标准将三间办公室进行集中改造,同步配齐防火防盗、防鼠防潮等设备设施,确保了各类档案的安全存储。

严格管控,持续巩固提升档案基础管理水平

    公司高度重视档案管理“五个关键环节”,不断巩固提升档案基础管理水平。一是根据企业改革实际,及时修订完善《档案管理制度》,形成档案管理指导性文件。定期对档案管理运行情况进行回头望,开展专项检查,认真总结经验和不足,强化整改提升,促使档案管理体系持续有效运行。二是扎实做好档案资料收集,通过明确档案归档范围,严格管理责任,督促各单位按时收集和移交,有效保证基础性档案资料不遗失、不遗漏。三是认真做好档案整理,严格按照各级档案管理部门及公司档案管理制度有关要求,按照档案门类和载体科学分类、编目,达到档案管理易检索、易查阅的目的。四是扎实做好档案保管,以库房“八防”为重点,定期开展清扫清查,确保入库档案分类规范、保管妥善,无霉变、无虫咬等现象;五是高效抓好档案利用,通过严格执行档案查借阅审批流程及考核办法,做到凡查借阅必有记录,凡损坏必严肃处理,有效保证了各类档案的高效调用和档案及时、完璧归还的良性循环。

注重培养,积极推进档案管理队伍建设

    公司在不断规范档案管理业务的同时,更加注重档案人员业务素质的培养和提高,公司结合发展实际,适时组织档案管理人员参加省市县档案管理部门及相关培训机构组织的专业培训,有针对性、侧重点的解决公司在档案管理工作上存在的短板和不足,有效提高档案管理队伍的专业素质和整体管理水平。2018年,公司累计安排8人次参加省级和陕煤集团档案工作专业知识培训,参培人员档案管理水平得到不同程度的提高。与此同时,公司还定期开展内部档案管理知识培训,通过各种形式积极为基层档案管理人员解疑答惑,不断强化基层单位兼职档案管员锻炼和培养,对公司各类档案的及时、规范、全面移交和收存起到了积极作用。

积极对标,不断提升档案管理综合水平

    随着社会不断发展,各地档案管理逐步走向现代化、智能化道路,为适应发展步伐,公司积极借助对标管理平台,通过“走出去、引进来”,不断开阔视野,有效提升档案综合管理水平。公司先后组织档案管理人员到兄弟单位对标学习档案管理先进、成熟的工作方法,并邀请市、县档案局专业人员到公司检查指导,通过一系列措施的有机结合,使各级人员对档案管理从理性认知到实际操作都有了明显提高。

勇于创新,不断提升档案工作总体服务水平

    公司在吸收借鉴外部先进管理经验的基础上,结合管理实际,对档案管理查借阅等流程进行了全面优化,实现OA线上审批,达到了精简环节、高效查借阅的目的。此外,档案管理部门以强化人员服务意识、责任意识为重点,强化教育引导和刚性考核,积极做好公司大局服务。经统计,公司累计梳理归档各类档案达25902件(卷),年平均借阅量约1100件(卷),为历年来的审计、项目验收、技术改造等重大活动提供了详实的资料支持。

    档案工作功在当代、利在千秋。后期,公司将致力于档案管理走向智能化发展道路,全力发挥现代化管理优势,不断提高档案管理水平,助力公司生产经营再上新台阶。(行政人事部 刘丹、李飞飞)